Tablas

Creación de tablas.
Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas.
Barra de herramientas Tablas y bordes.
Menú contextual de Tablas.

BASICO
Modificar tablas

AVANZADO
Ajustar texto y márgenes
Mover libremente, tablas anidades y ajuste de imágenes
Convetir texto en tabla y tabla en texto

Tablas

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.

Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

Creación de tablas

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: Menú Tabla, icono de la barra estándar o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres.

Menú Tabla.

Para insertar una tabla debemos ir al menú Tabla, Insertar, opción Tabla y se abrirá un cuadro de diálogo como este, en el que debemos indicar:

Número de columnas.

Número de filas.

Autoajuste. Aquí tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la tabla.

Ancho de columna fijo. Si lo dejamos en automático ajustará el ancho para que la tabla ocupe todo el espacio entre los márgenes de la página.

Autoajustar al contenido. El ancho dependerá de la cantidad de texto o gráficos que contenga cada columna.

Ajustar a la ventana. El tamaño se ajusta al tamaño de la ventana del visualizador Web, si cambia el tamaño de la ventana, la tabla se ajusta al nuevo tamaño.

Autoformato. Mediante este botón podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo,Tabla clásica 2 que es el que se ve en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.

Recordar dimensiones para tablas nuevas. Guarda las dimensiones, ajustes y formato actuales de la tabla para utilizarlos como valores por defecto cuando creemos nuevas tablas.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.

La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.

Desplazarse.

Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.

Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.

Seleccionar.

Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.

También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Borrar.

Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas estas funciones desde el menú Tabla.

Todas las operaciones sobre las tablas se pueden ejecutar desde el menú Tabla, no obstante, para trabajar más cómodamente con las tablas, Word pone a nuestra disposición una barra de herramientas llamada Tablas y bordes con las funciones más habituales, también disponemos de un menú contextual especial para tablas. A continuación vamos a ver todo esto.

Barra de herramientas Tablas y bordes

Para abrir esta barra de herramientas, ir al menú Ver, Barras de herramientas y seleccionar tablas y bordes. Vamos a ver las funciones más interesantes de esta barra.

Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón.

Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic.

Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos.

Color y bordes. Con este icono y los dos siguientes podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.

Insertar tabla. Al hacer clic sobre el pequeño triángulo de la derecha se abre esta ventana que nos permite realizar todas estas funciones de inserción. También podemos ajustar el tamaño de las columnas con las tres últimas opciones.

Combinar y dividir. El primer icono permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada.

Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación.

Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las columnas y filas uniformemente, de forma que todas las columnas/filas tengan el mismo ancho.

Autoformato. Este botón abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos elegir entre varios formatos ya establecidos

Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso se escribirá hacia abajo. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.

Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar.

Autosuma. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automática se realizará la suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna)

Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si el contenido no son números aparecerá un mensaje de error ("Final de fórmula inesperado")

No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una columna contiene números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce ningún error y la suma se realiza correctamente.

También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerará a todos al realizar las sumas.

Aparte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla, con el comando Fórmula del menú Tabla.

Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y también se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el valor es cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los puntos para separar los miles y la coma para separar los decimales.

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una tabla se abre el menú contextual de Tablas como muestra esta imagen.

Desde aquí podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes, y también podemos acceder a Propiedades de tabla... donde encontraremos las distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, así como la forma de establecer márgenes y espaciado en las celdas:

Más cosas

Word permite meter dentro de una celda otra tabla completa, es lo que se llama anidar tablas.

También es posible arrastar una tabla completa a otra zona de la página de forma muy sencilla.

Cuando insertamos una imagen dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre varias formas de que el texto se ajuste a la imagen o gráfico.

Si quieres ver cómo anidar tablas, cómo mover tablas libremente, ajustar imágenes dentro de una tabla, clic aquí.

Convertir texto en tablas.

En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustaría pasar a una tabla. Por ejemplo, tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones.

Word dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos están bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datos numéricos como alfanuméricos.

De forma similar también se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto.

Si quieres ver cómo convertir texto en tablas en este tema avanzado lo explicamos .

Básico.Tablas

Modificar de las tablas

Teniendo seleccionada una tabla (o con el punto de inserción dentro de la tabla ), en el menú Tabla se activan los comandos que nos permiten modificar las características de la tabla y que vemos en la imagen de la derecha. Vamos a enumerar los más interesantes.

Insertar.

Podemos insertar una nueva tabla, se abrirá la ventana que ya hemos visto en Creación de tablas. A continuación tenemos los comandos para insertar columnas a la derecha o a la izquierda de la columna seleccionada. Para insertar filas en la parte superior o inferior de la fila seleccionada.

Y también para insertar celdas, en este caso se abrirá otra ventana para que decidamos cómo se desplazan las otras celdas afectadas.

Eliminar.

Se abrirá esta ventana para que elijamos entre Tabla, Columna, Fila o Celdas, en este último caso Word nos preguntará también cómo se desplazan las celdas afectadas.

Seleccionar.

Se abrirá esta ventana para que elijamos entre Tabla, Columna, Fila o Celda.

Dividir celdas.

Se abrirá esta ventana para que fijemos en cuántas columnas y filas queremos dividir la celda seleccionada.

Avanzada.Tablas

Ajustar el texto alrededor de la tabla

Es posible decidir si queremos que el texto que rodee la tabla se ajuste a esta. Además se puede alinear la tabla a la izquierda, centrada y a la derecha. Podemos combinar estas posibilidades para obtener el ajuste deseado.

¿Cómo se hace?. Seleccionar la celda, columna, fila o tabla sobre la que vamos a realizar el ajuste. En el menú Tabla, hacer clic en Propiedades de tabla... y se abrirá la ventana que tenemos a la derecha. También se puede acceder mediante el menú contextual de las tablas.

Ahora basta pinchar en el icono adecuado según queramos el Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) y lo mismo con la Alineación que elijamos (Izquierda, Centro o Derecha)

Márgenes en las celdas (Cell padding)

Se puede definir el espacio que queremos que exista entre el borde de la celda y el texto o gráficos que contiene. Se puede definir el margen superior, inferior, Izquierdo y derecho.

Abrir la ventana Propiedades de tabla como se explicó en el punto anterior, pinchar en el botón Opciones... y se abrirá esta ventana, en la que podremos indicar los márgenes deseados en las correspondientes casillas.

Espacio entre celdas (Cell spacing)

En la misma ventana podemos marcar la casilla Permitir espaciado entre celdas, y dar los cm. de separación.
Esta opción nos permite diseñar las tablas con un espacio determinado de separación entre celdas. Equivale a hacer el borde más ancho.

Avanzada.Tablas

Mover las tablas libremente

Ya podemos mover la tabla con el cursor, basta colocar el cursor en la esquina superior derecha de la tabla y, cuando aparezca este icono, pinchar y arrastrar la tabla al lugar donde queramos.

Tablas anidadas

Esta opción nos permite crear una tabla dentro de otra. Es decir, dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias características.

Si eliminamos la tabla principal también desaparece la tabla anidada.

También se pueden colocar dos tablas paralelas, una al lado de la otra.

¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.

Ajuste de imágenes dentro de tablas

En Word97 era posible insertar imágenes en las celdas de las tablas pero no se permitía que el texto se ajustase a la imagen. Ahora ya es posible ajustar el texto de varias formas.

¿Cómo se hace?
Seleccionar la celda en la que queremos insertar la imagen, en el menú Insertar, Imagen, desde Archivo. o Imágenes prediseñadas.
Una vez insertada la imagen, seleccionarla y en el menú Formato, Imagen veremos una ventana como esta en la que debemos elegir en la ficha Diseño, veremos un cuadro de diálogo como el que ves a la derecha, elegir el Estilo de ajuste adecuado (En línea con el texto, Cuadrado, Estrecho,.) y la Alineación horizontal (Izquierda, Centrada,...)

También podemos llegar a esta ventana haciendo clic sobre la imagen con el botón derecho del ratón y elegiendo Formato de imagen.

Avanzada.Tablas

Convertir texto en tabla

Convertir un texto en una tabla puede ser muy útil en ciertas ocasiones. Por ejemplo si tenemos datos antiguos escritos como texto con tabulaciones, como se muestra en esta imagen, puede interesarnos convertirlos a una tabla para poder sumar columnas, obtener medias, etc.

También puede interesarnos pasar los datos a tablas para aplicarles ciertos formatos, como bordes, colores, etc.

Para pasar un texto a una tabla debemos seleccionar el texto primero, luego ir al menú Tabla, seleccionar Convertir y elegir Convertir texto en tabla... , como vemos en esta imagen, entonces se abrirá el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla que vemos en la siguiente imagen.

En este cuadro de diálogo Word nos presentará de qué manera va a convertir el texto en tabla. En esta imagen vemos el resultado para los datos del principio de esta página.

Podemos comprobar como se van a crear 3 columnas y 5 filas y que para separar el texto se han usado Tabulaciones.

Estos datos han sido generados por Word de forma automática teniendo en cuenta el texto inicial.

Nosotros hemos elegido para el Autoajuste, Autoajustar al contenido.

Despues de hacer clic en Aceptar se obtiene la tabla que se muestra en la siguiente imagen.

Como puede verse el resultado ha sido perfecto, tenemos una tabla que respeta la estructura de los datos contenidos en el texto del que partiamos.

Esto ha sido así porque los datos del texto inicial estaban bien separados por tabulaciones.

En otras ocasiones los resultados pueden no ser tan perfectos. Para esos casos tenemos la posibilidad de cambiar el elemento que utiliza Word para realizar la conversión. Según tengamos estructurado el texto inical nos interesará utilizar como separador marcas de párrafo, punto y coma, tabulaciones o incluso cualquier otro carácter que elijamos.

Si aún así no conseguimos que la conversión sea buena podemos modificar el texto inical para insertar algún carácter que separe un dato del siguiente, y luego utilizar ese caracter en el campo "Separar texto en"

En general, siempre que los datos inciales tengan alguna estructura los resultados que se obtienen son bastante buenos.

Convertir una tabla en texto

Se puede convertir una tabla en texto de forma similar a la que hemos visto.

Una vez seleccionada la tabla ir al menú Tabla, seleccionar Convertir y elegir Convertir tabla en texto ... , aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos en esta imagen indicándonos el carácter que va a utilizar como separador en el texto resultante. Si no nos parece adecuado podemos seleccionar otro carácter.

Pulsar Aceptar y la tabla será convertida en texto, se insertará el carácter separador elegido entre los datos de cada par de celdas.